Проте сьогодні навіть найконсервативніші учасники ринку переходять на гібридний або цілком дистанційний формат. Бізнес 24 розповідає, як правильно організувати роботу в нових реаліях.

Цікаво Нові ринки та бізнес без меж: успішний досвід Amazon, Virgin Group і Київстар

Обмеження на заповненість офісів, закриті магазини та фітнес-зали змусили бізнес в екстреному режимі трансформуватись. І той, кому вистачило гнучкості та відкритості до новітніх технологій це зробити, отримав конкурентну перевагу.

Чому гнучкість означає конкурентоздатність

Розгляньмо приклад 2 компаній із продажу одягу. Обидві вони працюють у місті, мають магазини, а також офіси для працівників, які безпосередньо не працюють із клієнтами (адміністрація, бухгалтер, аналітик, оператор колцентру тощо).

Магазин першої компанії під час локдауну закривається – вона перестає отримувати будь-які надходження, усі працівники йдуть у відпустку власним коштом.

Натомість друга компанія шукає змогу працювати далі:

  • створює онлайн-магазин, адже це – єдиний спосіб продовжити торгівлю під час локдауну;
  • переводить офісний персонал на дистанційну роботу для скорочення витрат;
  • використовує сучасні технології для організації роботи команд: електронний документообіг, автоматизований розподіл вхідних дзвінків від клієнтів на мобільні номери працівників, віддалений доступ до спільних корпоративних документів, онлайн-наради;
  • замінює традиційні кампанії з промоутерами та листівками на таргетовану й тригерну розсилки, щоб надати пропозицію саме тим, кого вона цікавить.


Гнучкість дозволяє бізнесу вижити та розвиватись / Фото Pexels

Таким чином, друга компанія не просто працюватиме в умовах карантину, але й після скасування обмежень буде в значно вигіднішому становищі, ніж перша. Адже витрати скоротяться, а контакт із клієнтами збережеться.

Віддалений та гібридний формати: нова нормальність бізнесу

Власники компаній по всьому світу вже зрозуміли, що запроваджувати новітні технології потрібно не лише для того, щоб пережити пандемію, а й щоб залишитися на плаву після неї. Адже формат, який ще 3 роки тому вважався прерогативою фрилансерів у сфері IT-технологій, стане звичним у всіх напрямах бізнесу.

Як виявило дослідження Ernst & Young, уже 2020 року:

  • 78% компаній планували трансформувати свою діяльність,
  • 79% активно формували технологічний інструментарій для оптимізації віддаленої та гібридної діяльності.

Сьогодні пошук нових технологічних можливостей для більшої ефективності нової бізнес-моделі здійснюється при глобальному переосмисленні поняття "робоче місце".

Рекомендуємо Як врятувати бізнес: 4 реальні історії з хеппі-ендом

Нова реальність змусила багато компаній узагалі поставити під сумнів доцільність офісного формату роботи. Непоодинокі випадки, коли бізнес фактично повністю переходив в онлайн, орендуючи лише кілька робочих місць у коворкінгах.

Та й сам персонал, призвичаївшись працювати в домашніх умовах, не поспішає повертатися до офісів. Щобільше: згідно з дослідженням 2021 року, яке проводилося серед 16 000 респондентів у 16 країнах, 54% працівників у світі готові звільнитися з тих компаній, які не запровадять певну "гнучкість" у робочому режимі.

Гібридний та віддалений формат бізнесу в Україні

Український бізнес не випадає зі світового тренду – планомірно переводить персонал на гнучкий віддалено-офісний графік. Так, провідний телекомунікаційний оператор країни – компанія "Київстар", опитавши своїх працівників щодо оптимального формату роботи, виявила, що:

  • 63% опитаних – за гнучкий формат;
  • 24% – за цілком дистанційний;
  • поціновувачів роботи в офісі – усього 13%.

Тож, адаптуючись до нових реалій, Київстар дозволив працівникам обрати найбільш зручний для них формат: віддалений, гібридний (здебільшого в офісі чи з дому) або ж офісний. І понад 70% працівників здебільшого працюють саме гнучко, у гібридному режимі. Це стало можливим, зокрема, завдяки технологічній готовності компанії, адже вона подбала про те, щоб у працівників була необхідна техніка, зв'язок та робочі інструменти для віддаленого виконання завдань.


Коворкінги та "віддаленка" – нові реалії бізнесу / Фото Unsplash

Що потрібно, щоб компанія могла працювати "гібридно"

Щоб зберегти стійкий розвиток і сформувати стабільну модель роботи, Київстар пропонує використовувати низку технологічних інновацій. Об'єднавши їх у комплекс сервісів "Офіс там, де ви", компанія успішно випробувала найпоширеніші сервіси для роботи власних працівників. І як перевірене на власному досвіді рішення, що вдало працює, сьогодні Київстар пропонує цей комплекс компаніям усіх індустрій та будь-яких масштабів. Що є в "Офіс там, де ви"?

Microsoft Office 365

Одним із першочергових завдань при переході на гібридний або цілком віддалений формат є організація зручного та ефективного робочого онлайн-середовища. Якнайкраще це можна зробити із пакетом ліцензійних хмарних сервісів та програм Microsoft 365, до якого входять:

  • сервіс електронної пошти бізнес-рівня Exchange;
  • Microsoft Outlook;
  • офісні додатки Microsoft Word, Excel і PowerPoint;
  • платформа для створення корпоративного порталу SharePoint;
  • 1 терабайт у хмарному сховищі OneDrive;
  • сервіс для організації відеоконференцій, групових голосових дзвінків та чатів Microsoft Teams.

Хмарні інструменти – must have для "віддаленки". Вони дозволяють працювати з робочими завданнями там, де зручно, у будь-який час та максимально ефективно, охоплюючи увесь спектр стандартних бізнес-процесів. Працівники Київстар змогли без перешкод швидко перейти на дистанційну роботу саме завдяки наявності підключених сервісів Microsoft 365.

Варто знати Частка продажів онлайн рекордно зросла: чи все з цим добре

Star.Docs – повністю електронний документообіг

Мінімізувати витрати на документообіг та підвищити його ефективність допомагає електронний документообіг. Київстар рекомендує своїм клієнтам систему Star.Docs, створену спільно з Intecracy Deals на основі концепції безпаперового діловодства. З ним ваш архів не займатиме дорогу офісну площу, адже будь-який документ ви віднаходитимете менш ніж за хвилину в електронному форматі.

Star.Docs від Київстар дозволяє:

  • Створювати, редагувати, доповнювати, візувати й підписувати електронні документи за допомогою електронного цифрового (ЕЦП) або кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
  • За лічені секунди передавати та отримувати файли, що значно скорочує час їхньої обробки та ухвалення рішень.
  • Відстежувати статус документів, установлювати дедлайни, а також їх дотримання.
  • Зберігати файли в захищеному хмарному сховищі, а за потреби вивантажувати електронні документи із системи й створювати резервні копії.
  • Інтегрувати систему ЕДО з 1С, SAP та іншими системами обліку через API.
  • Працювати з документами на різних пристроях (ПК, ноутбуках, планшетах, навіть смартфонах) у будь-який зручний час і в будь-якому місці, де є доступ до Інтернету. Star.Docs має зручний мобільний додаток для IOS і Android.

Тож, щоб ефективно працювати з документами незалежно від доступу до офісу, заміна паперового документообігу електронним – обов'язковий крок.

Зв'язок

Завжди залишатись на зв'язку з командою та підтримувати якісну комунікацію з клієнтами допомагають:

  • вигідні корпоративні тарифи;
  • Віртуальна мобільна АТС, яка не дасть пропустити жодного дзвінка від клієнта;
  • єдиний безкоштовний номер у межах усієї країни для всіх регіональних підрозділів підприємства – 0-800.

Робоче місце у хмарі

Залишатися на роботі незалежно від фізичного місцеперебування ваш персонал зможе завдяки DaaS, що розшифровується як Desktop as a Service – "робочий стіл, як послуга". Цей програмний сервіс виконує функції повноцінного персонального робочого стола в хмарі.

Для кожного працівника компанії-клієнта Київстар розгортає віртуальний робочий стіл із набором програм та інструментів, потрібних для вирішення конкретних завдань і налагодження бізнес-процесів. Доступ організовується через інтернет з будь-якого пристрою: зі стаціонарного комп'ютера, ноутбука, планшета і навіть смартфона.

Перевірені та адаптовані для українського бізнесу технологічні рішення від світового технологічного гіганта Microsoft, зокрема, хмарна платформа Microsoft Azure, дозволяють провести справді швидке розгортання та, за потреби, масштабування бізнесу, а також здійснювати його адміністрування за допомогою порталу Azure. Київстар – глобальний партнер Microsoft в Україні, тож це рішення рекомендує своїм клієнтам з належною експертизою та підтримкою команди фахівців.


Правильно організувати віддалений формат роботи нескладно / Фото Unsplash

Технологічні рішення для всіх

Новітні технологічні рішення від Київстар можуть успішно застосовувати компанії та установи різних масштабів та будь-якого спрямування:

  • IT-компанії,
  • фінансові,
  • сфери охорони здоров'я,
  • освітні,
  • роздрібні ритейлери,
  • банківські установи,
  • державні органи тощо.

Лідерство в дистанційному форматі

Неупереджено оцінивши реалії, маємо визнати, що альтернативи гібридному чи віддаленому форматам роботи, тобто гнучким, принаймні сьогодні, не існує.

Проте не слід розглядати їх лише як спосіб виживання. Як не парадоксально, але труднощі, породжені пандемією COVID-19, спричинили технологічний стрибок у світі бізнес-комунікацій. І наразі перехід на дистанційний чи гібридний формат роботи не просто дає компаніям змогу залишатись на плаву, а допомагає їм загалом оптимізувати свою діяльність і розвиватися далі.

Приміром, комплекс рішень "Офіс там, де ви" від Київстар, підвищуючи ефективність бізнес-процесів, документообігу та рівень комунікацій, разом із тим допомагає скоротити витрати – на оренду офісу, витратні матеріали, оплату комунальних ресурсів, обслуговування обладнання тощо.

Тож якщо ви вже розумієте, що вашому бізнесу потрібна гнучкість, скористайтеся багатим досвідом провідного мобільного оператора України й діліться ним зі своїми клієнтами. Успішно протестовані технологічні рішення від Київстар допоможуть вам утримати свій бізнес на гребні хвилі попри всі несподіванки, які нам так щедро підкидає сьогодення.